Beschaffungsgeschäfte samt Durchführung des eigentlichen Submissionsverfahrens oder eines allfälligen Rechtsmittelverfahrens sind nach Möglichkeit so langfristig zu planen, dass grundsätzlich keine Dringlichkeit entsteht (vgl. z.B. Urteil des Verwaltungsgerichts Zürich, VB.2001.00160 E.3b). Auf die Dringlichkeit einer Beschaffung darf deshalb in der Regel nur abgestellt werden, wenn sich diese aus äusseren Umständen ergibt und nicht der eigenen (unzureichenden) Zeitplanung der vergebenden Instanz zuzuschreiben ist (VBP 1997 Nr. 77).
Folgender Verfahrensablauf geht aus den Akten hervor: