Ebenso muss die Funktion des Befragers (im Vergabeverfahren) sowie der Auskunftsperson aus den Notizen ersichtlich sein. Im hier vorliegenden Fall wurden die Unterkriterien beim Zuschlagskriterium Referenzen bereits in den Ausschreibungsunterlagen erwähnt, was nicht immer der Fall ist. In jedem Fall müssen die besprochenen Themenbereiche sowie die wesentlichen Aussagen dazu in den Aktennotizen festgehalten werden (AGVE 2000 S. 293). Es versteht sich von selbst, dass wie im vorliegenden Fall sämtliche Referenzpersonen zu den gleichen Themen befragt werden. Teilt die Auskunftsperson Ungefragtes mit, muss dies für die Vergabebehörde erkennbar so protokolliert werden.