Der Entscheid der Vergabebehörde muss aufgrund von Fakten getroffen werden. Werturteile sind nur insoweit beachtlich, als sie mit Fakten untermauert werden. Damit die Bewertung durch die Vergabebehörde transparent und nachvollziehbar erscheint, sollten solche Aktennotizen gewisse Mindestanforderungen erfüllen. So muss aus den Notizen klar hervorgehen, wer die Auskunft auf welche Weise (telefonisch usw.) eingeholt hat, wer die Auskunft erteilt hat und wann sie eingeholt worden ist. Ebenso muss die Funktion des Befragers (im Vergabeverfahren) sowie der Auskunftsperson aus den Notizen ersichtlich sein.