Ces
documents sont tous les supports d’informations détenus par une institution
contenant des renseignements relatifs à l’accomplissement d’une tâche publique
(art. 25 al. 1 LIPAD). L’art. 25 al. 2 LIPAD énumère à titre d’exemples les
rapports, études, procès-verbaux approuvés, statistiques, registres,
correspondances, directives, prises de position, préavis ou décisions. Les notes à
usage personnel, les brouillons ou autres textes inachevés ainsi que les
procès-verbaux non encore approuvés ne constituent pas des documents au sens
de la loi (art. 25 al. 4 LIPAD).