Gemäss Art. 5 Abs. 1 BGÖ gilt als amtliches Dokument jede
Information, die auf einem beliebigen Informationsträger aufgezeichnet ist (Bst. a), sich im
Besitz einer Behörde befindet, von der sie stammt oder der sie mitgeteilt worden ist (Bst. b),
und die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betrifft (Bst. c). Allerdings gelten nach Art. 5 Abs. 2
BGÖ als amtliche Dokumente auch solche, die durch einen einfachen elektronischen Vorgang
aus aufgezeichneten Informationen erstellt werden können, welche die Anforderungen nach
Absatz 1 Buchstaben b und c BGÖ erfüllen (sog. virtuelle Dokumente).