Gemäss Art. 5
Abs. 1 BGÖ gilt als amtliches Dokument jede Information, die auf einem beliebigen Informationsträger aufgezeichnet ist (Bst. a), sich im Besitz einer Behörde befindet, von der sie stammt oder
der sie mitgeteilt worden ist (Bst. b), und die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betrifft (Bst. c).
Aus der erstgenannten Voraussetzung ergibt sich, dass ein solches Dokument – mit Ausnahme
der sog. virtuellen Dokumente – existieren muss. 4 Das Öffentlichkeitsprinzip bezweckt nicht, die
Verwaltung zur Erstellung eines noch nicht existierenden Dokuments zu verpflichten.