Microsoft führt dazu auf, dass eine strikte Fixierung der Speicherdauer für die einzelnen Datenkategorien nicht möglich ist, da sich die Zwecke der Datenbearbeitungen überschneiden und die Daten in für
den jeweiligen Zweck getrennten Systemen geführt werden. Speicherdauern können zudem immer
wieder ändern, was eine konkrete Angabe in Tagen oder Monaten verwirrend und damit nicht zielführend machen würde. Die Angabe der Kriterien, aufgrund derer die Speicherdauer festgelegt wird, ermöglicht eine Bestimmung der konkreten Speicherdauer und ist deutlich übersichtlicher für die Benutzer.