Die Sachbearbeiter erhalten eine Empfehlung für eine Kostengutsprache in der Regel per E-Mail. Den Link können aber nur die Berechtigten öffnen. Die Sachbearbeiter übermitteln die Kostengutsprache dem Leistungserbringer bzw. der versicherten Person. Diese Mitteilung kann auch durch einen MedEx erfolgen. Das Schreiben wird sowohl vom Gruppenleiter als auch vom Sachbearbeiter unterschrieben. Ein Gesuch um Kostengutsprache kann nur von einem MedEx abgelehnt werden, da der Sachbearbeiter im AVD keine Einsicht in die medizinische Begründung hat.