Eine Aufrechnung findet dann nicht statt, wenn der Steuerpflichtige die Belege für seine Auslagen gesammelt hat und die als Spesen deklarierte Summe anhand dieser Belege nachweisen kann. Das Sammeln und Aufbewahren der Spesenbelege ist indessen oft mit einem erheblichen Administrationsaufwand sowohl seitens des Arbeitnehmers als auch seitens des Arbeitgebers verbunden. Deshalb entschädigen viele Arbeitgeber ihre Mitarbeiter für entstandene Spesen entsprechend einem Spesenreglement nach pauschalen Ansätzen. Schwierigkeiten bei der Abschätzung der angemessenen Höhe einer pauschalen Entschädigung ergeben sich v.a. bei den Repräsentationsspesen.