Die Abklärung ist insofern notwendig, als dass der zu beschaffende Gegenstand der Erfüllung von öffentlichen Aufgaben dienen und daher im öffentlichen Interesse liegen muss.17 Zur Klärung,
ob ein Bedürfnis besteht und ein Sachmittel oder eine Dienstleistung beschafft werden soll,
führt die Vergabebehörde in der Planungs- und Vorbereitungsphase eine Bedarfs- und Marktanalyse durch. Nach dem Entscheid darüber, ob beschafft werden soll, plant sie das Vorhaben (frei von vergaberechtlichen Vorgaben) in quantitativer, qualitativer, technischer und zeitlicher Hinsicht. Demnach wird in der Vorbereitungsphase nicht nur das ob, sondern im Anschluss auch das wie der Beschaffung geklärt.