Die Behörden sind verpflichtet, alle entscheidrelevanten Vorgänge in den
Akten festzuhalten und die betreffenden Dokumente im Dossier abzulegen
(vgl. ALAIN GRIFFEL, in: Kommentar zum Verwaltungsrechtspflegegesetz
des Kantons Zürich [VRG], 3. Aufl. 2014, § 8 N 5, § 26a N 7). Zur Aktenführungspflicht gehört unter anderem die Protokollierungspflicht (BGE 130
II 473, Erw. 4.2). Die Protokollierung dient mitunter dazu, dass die Parteien
ihr Akteneinsichtsrecht (Art. 29 der Bundesverfassung der Schweizerischen Eidgenossenschaft vom 18. April 1999 [BV; SR 101] und § 22
VRPG) wirksam ausüben und sich zum Beweisergebnis äussern können.